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Großer Datenschutz-Check 2025: Erfahre, wie LibreOffice und Microsoft 365 mit deinen Daten umgehen, welche Suite DSGVO-konform ist und wie du Einstellungen optimierst.
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Nur wenige Menschen haben genügend Glück, ohne Office-Programme durchs Leben zu kommen. Wenn du (wie ich auch) nicht zu diesen Glücklichen gehörst, bist du auch regelmäßig mit diversen Varianten an Office-Software in Kontakt. Wenn Word nicht gerade sieben Jahre Formatierungsarbeit zerstört, weil ein Bild einen Millimeter verschoben werden sollte, funktionieren die Lösungen von Microsoft eigentlich auch sehr zufriedenstellend. Das Problem entsteht für jene unter uns, denen ihre Privatsphäre besonders am Herzen liegt. Die gängigen Suiten haben sehr tiefe Einblicke in unsere Arbeit und mitunter in unser Privatleben.
Was geschieht mit meinen Daten, wenn ich diese Software nutze?
Disclaimer:
Dieser Artikel betrachtet nur die beiden prominenten Widersacher: Microsoft Office, weltweite Nr. 1 und Marktführer mit der Cloud-Lösung Microsoft 365 und LibreOffice, die Open-Source Alternative. LibreOffice wird aktuell von einer gemeinnützigen Stiftung getragen (The Document Foundation (TDF)).
Es ist klar, dass die Einfachheit und das Level an Integration Lösungen wie Microsoft unersetzlich für die meisten Unternehmen macht. Enterprise-Software wird ab einer gewissen Größe unumgänglich. Die Regel bestätigt hier natürlich die Ausnahme.
Ziel des Artikels ist es dennoch, die Privacy/Datenschutz Aspekte der beiden Technologien zu betrachten und den Tech-Riesen zumindest im Kleinen einen Tritt zu geben. Niemand wird DAX-Konzerne weg von ihren liebsten Lösungen bringen, aber vielleicht wachsen kleinere Unternehmen zukünftig mit Open-Source-Lösungen.
Oh, und im Privaten ist es auch nett zu wissen, dass Privatsphäre sogar günstiger als die Alternative ist.
Bevor ich ins Detail gehe, schauen wir noch schnell auf die beiden Office-Desperados
LibreOffice läuft als quelloffenes Office-Paket auf. Es handelt sich dabei um den Nachfolger von OpenOffice und umfasst:
Absolut zentral dabei ist der Open-Source-Ansatz. LibreOffice ist kostenlos erhältlich und der Quellcode ist öffentlich zugänglich. Jeder von uns darf ihn nutzen, ändern oder weitergeben.
Free as in Freedom!
Offenheit ist das Kernprinzip des Projekts LibreOffice. Die Suite läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und es bestehen sogar Online-/Mobile-Dienste für die Nutzung.
Bei mobilen Varianten wie Collabora Online bitte darauf achten, dass es sich hier nicht um die TDF handelt. Es ist lediglich ein Dienst basierend auf LibreOffice.
Zusätzlich steht auch die Kompatibilität mit Microsoft Dateiformaten im Vordergrund. Formate wie .docx, .xlsx, .pptx etc. meist keine riesigen Probleme (bis auf die gelegentliche Macke in der Formatierung). Das basiert auf dem nativen Format des offenen Standard OpenDocument Format (ODF).
Hinter LibreOffice steht keine gewinnorientierte Firma, sondern "The Document Foundation" (TDF), eine gemeinnützige Stiftung mit Sitz in Deutschland. Die TDF wurde von Mitgliedern der ursprünglichen OpenOffice.org-Community gegründet, teilweise aus Sorge vor der damaligen Übernahme durch Oracle. Sie fördert aktiv freie Software, offene Standards und die Unabhängigkeit von einzelnen Softwareherstellern. Die Entwicklung von LibreOffice wird maßgeblich von einer weltweiten Community aus Freiwilligen und unterstützenden Unternehmen getragen.
Kleiner Einwurf: Der TDF darf natürlich gern gespendet werden. Selbst wer LibreOffice nicht nutzt, kann damit einen kleinen Beitrag gegen die Monopolisierung von Software leisten. Zudem ermöglicht Open-Source im Generellen Menschen und Organisationen mit wenig Zugang zu Kapital neue und innovative Dinge zu schaffen. Insgesamt eine coole Sache.
Microsoft Office ist das kommerzielle, hauseigene Office-Paket des Softwarekonzerns Microsoft. Primär umfasst MS Office typischerweise:
Microsoft Office ist als traditioneller Einmalkauf (z.B. Office & Business 2024) oder, immer dominanter, als Abo-Modell als Microsoft 365 erhältlich.
Das wahrscheinlich von Microsoft präferierte Modell ist das 365. Hierbei betont Microsoft die Vorteile durch eine sehr flüssige Integration von Cloud-Diensten wie OneDrive und Sharepoint. Hier kann in Real-Time gespeichert und zusammengearbeitet werden.
Ergänzend sind viele der Anwendungen in Web-Formaten zugänglich. Hier ist zwar die Funktionalität etwas begrenzter, aber das ortsunabhängige Arbeiten ist sehr leicht gemacht.
Zudem wird die Integration der “Eigenen” KI namens Copilot immer stärker. Der Copilot ist schon gar nicht mal so übel.
Entwicklung, Vermarktung und Vertrieb sind natürlich fest in Microsofts Hand. Nicht umsonst eines der größten Unternehmen der Welt.
Der grundlegendste Unterschied zwischen LibreOffice und Microsoft Office liegt im Entwicklungsmodell: Open Source vs Closed Source. Dieser Unterschied hat erhebliche Auswirkungen auf den Datenschutz und deine Privatsphäre.
Das Open-Source-Modell von LibreOffice bietet hier potenziell mehrere Vorteile für die Privatsphäre:
Du solltest jedoch die Grenzen dieser Transparenz verstehen. Obwohl der Code offengelegt ist, bedeutet das nicht automatisch, dass er ständig und lückenlos von unabhängigen Sicherheitsexperten auf Datenschutzprobleme überprüft wird. Die haben meistens andere Dinge zu tun.
Ein Projekt wie LibreOffice ist riesig und komplex. Die tatsächliche Sicherheit und der Datenschutz hängen weiterhin stark von der Sorgfalt der Kernentwickler und des dedizierten Sicherheitsteams ab, das beispielsweise für die Handhabung von gemeldeten Schwachstellen zuständig ist. Der entscheidende Unterschied zu Closed Source liegt aber in der Möglichkeit der Überprüfung. Sollte ein Datenschutzproblem existieren, kann es von der Community entdeckt und öffentlich diskutiert werden. Dieses Modell des verifizierbaren Vertrauens steht im Gegensatz zum Modell des angenommenen Vertrauens, bei dem Nutzer sich auf die Aussagen und Richtlinien des Herstellers verlassen müssen, ohne diese unabhängig überprüfen zu können.
Im Einklang mit der Open-Source-Philosophie und dem Fokus auf Nutzerkontrolle ist die Datensammlung durch die LibreOffice-Software selbst sehr begrenzt:
Mini-Exkurs:
Telemetrie - Telemetriedaten sind automatisch erfasste Mess- oder Zustandsdaten, die von entfernten Geräten oder Systemen zur Überwachung, Analyse oder Steuerung an einen zentralen Ort übertragen werden.
Data Mining - Data Mining ist der Prozess der systematischen Anwendung statistischer Methoden und Algorithmen auf große Datenbestände, um darin bisher unbekannte Muster, Trends und nützliche Informationen zu entdecken.
Du siehst also, dass Daten nur absolut minimalistisch und primär zur Weiterentwicklung des Projektes gesammelt werden. In den einschlägigen Foren gibt es kilometerlange Diskussionen über die technische Unbedenklichkeit der Standardeinstellungen. Dabei wird in diesem Kontext hauptsächlich die standardmäßig bejahte Checkbox der Vorbereitung der Absturzberichte diskutiert. Das Senden den vorbereiteten Berichte bedarf einer weiteren Zustimmung. Das freut jeden Privacy-orientierten Nutzer!
Die konservativen Voreinstellungen von LibreOffice kommunizieren klar den Respekt für die Daten der Nutzer und zielen auf Vertrauen ab.
Eine Funktion, die hingegen meist für Unmut sorgt, ist der anonyme Update-Check. Hier wird eine automatisierte Verbindung nach außen erzeugt, die einige Nutzer lieber nur auf Befehl ausführen lassen würden bzw. die Updates selbst vornehmen würden. Hier werden zwar keine persönlichen oder personenbezogenen Daten übertragen, aber Kontrolle schafft gelegentlich innere Ruhe.
Wo heute alles ein Abo wird und alles in einer Cloud gespeichert wird, ist der Standard-Speicherort von LibreOffice direkt aus den 1990ern.
Standardeinstellung ist es, die Daten lokal zu speichern. Auf deiner Festplatte, auf deinem PC, in deinen Ordnern. Wahnsinn.
Zwar existiert eine Web-Version von LibreOffice, diese wird jedoch bewusst nicht als gehostete Variante von TDF angeboten (so wie OneDrive, Google Docs etc.). Du musst den Part des Hosting selbst organisieren. Das heißt on-premise oder via eines eigenen Cloud-Dienstes (Sind das nicht eh’ nur Linux-Server an einem anderen Ort?!). So bleibst du bzw. deine Organisation trotzdem weiterhin Herr über Daten und Infrastruktur.
Die Organisationsstruktur hinter LibreOffice unterstützt dessen datenschutzfreundlichen Ansatz:
Im Gegensatz zu LibreOffice verfolgt Microsoft mit seinem Office-Paket, insbesondere in der Ausprägung als Microsoft 365, einen stark daten- und cloud-getriebenen Ansatz.
Microsoft sammelt eine Reihe von Daten während der Nutzung von Office-Anwendungen. Der angegebene Hauptzweck ist es, die Produkte sicher und aktuell zu halten, Fehler zu erkennen und zu beheben sowie die Software kontinuierlich zu verbessern. Fairerweise ist diese Art der Datensammlung essentiell für das kontinuierliche Schließen von Sicherheitslücken. Microsoft unterscheidet dabei zwei Hauptstufen der Datensammlung:
Microsoft gibt an, die gesammelten Diagnosedaten zu pseudonymisieren. Die Herrschaften haben jedoch eingeräumt, dass diese Daten dennoch personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO enthalten können. Zur Aggregation der Daten wird eine eindeutige ID verwendet, die jedoch nicht zur direkten Identifizierung eines Nutzers dienen soll. Nutzer können die gesendeten Daten mithilfe des Diagnosedaten-Viewers einsehen. Inwieweit diese Daten wiederum aufgeschlüsselt werden können und damit rückverfolgbar sind, wird wohl vorerst nur Microsoft genau wissen.
Wichtig ist, dass wenn dir die Kontrolle des Datenflusses am Herzen liegt, dass du die entsprechenden Haken bei “Nur erforderliche Daten” setzt.
Entscheidend wird es bei den “Erforderlichen Dienstdaten (Required Service Data)”. Selbst wenn du als Administrator die Sammlung von Diagnosedaten mit der Einstufung “Weder noch (Neither)” ausgestattet hast, werden weiterhin Daten mit Microsoft geteilt. Auch wenn dies den kompletten Stopp von Daten suggeriert. Denn diese Daten werden als notwendig für die Funktion einzelner Cloud-Based Dienste (Verbundene Erfahrung) und für Hintergrunddienste (Lizenzprüfung) als unerlässlich eingestuft.
Die Nutzung der meisten MS Office Applikationen ist mittlerweile untrennbar vom Teilen von Daten mit Microsoft. Selbst wenn du deine Diagnose-Einstellung extrem restriktiv einstellst.
Hier liegt auch der ganz große Unterschied, sofern du nicht unbedingt die KI/ML-Funktionalitäten der MS-Produkte willst, zwischen LibreOffice und MS Office. Während LibreOffice Absturzberichte für die Fehlerbehebung nutzt, möchte Microsoft aus deinen Daten neue Ideen für Produkte und Trainingsdaten für Dienste wie den Copilot sammeln.
Microsoft hat ein klares und offensichtliches kommerzielles Interesse an deinen Daten und lässt diese direkt in die Produktentwicklung einfließen.
Dieser Makel an den Microsoft Produkten mag für viele ein relativ kleines Problem sein, aber trotz deiner finanziellen Gegenleistung für das Produkt trotzdem als Produkt zu enden ist ein schwieriger Stand.
Wer Dienste umsonst nutzt, muss davon ausgehen, dass er zum Produkt wird. Wenn ich jedoch für die Dienste zahle und trotzdem so utilisiert werde, dann ist das schwierig zu schlucken.
Die Unique Selling Proposition (USP) von Microsoft 365 sind die sogenannten "Verbundenen Erfahrungen". Hierbei handelt es sich um Funktionen, die auf Cloud-Dienste von Microsoft (oder manchmal Drittanbietern) zurückgreifen, um erweiterte Funktionalitäten bereitzustellen. Es gibt so viel, aber hier Beispiele:
Microsoft versichert, dass die Inhalte, die zur Erbringung dieser Dienste verarbeitet werden, nicht für die Erstellung von Nutzerprofilen oder für gezielte Werbung verwendet werden. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2+). Einige Dienste speichern Daten zur Personalisierung, z.B. merkt sich der Editor Korrektur Präferenzen. Bing-basierte Dienste senden Suchanfragen an Bing, wobei versucht wird, diese nicht mit der Identität des Nutzers zu verknüpfen. Was genau dabei “Versucht” bedeutet, ist vorerst einmal dahingestellt.
Die Kontrolle über diese verbundenen Erfahrungen ist gar nicht mal so einfach:
Die enge Verknüpfung von grundlegenden Cloud-Funktionen wie dem Speichern auf OneDrive oder der gemeinsamen Dokumentbearbeitung (Co-Authoring) mit dem Überbegriff "Verbundene Erfahrungen" führt jedoch zu einer Zwickmühle.
Wer aus Datenschutzgründen beispielsweise alle Dienste deaktiviert, die Inhalte analysiert, riskiert auch, Kollaborations- und Speicherfunktionen zu verlieren. Dies schränkt deine tatsächliche Wahlfreiheit erheblich ein, da potenziell unerwünschte Datenverarbeitung mit benötigter Kernfunktionalität gebündelt wird. Schade, aber verständlich, dass es nicht anders geht.
Zusätzliche Komplexität entsteht dadurch, dass die "Optionalen verbundenen Erfahrungen" oft unter das Microsoft Services Agreement (MSA) fallen, selbst wenn der Nutzer die Software im Rahmen eines Unternehmensvertrags nutzt. Das bedeutet, dass für bestimmte Interaktionen innerhalb derselben Software plötzlich andere rechtliche Bedingungen und Datenschutzrichtlinien gelten können als im Hauptvertrag der Organisation festgelegt. Dies kann die Compliance und die Nachverfolgung von Datenflüssen für Unternehmen zu einem Alptraum machen.
Die Nutzung von Microsoft 365 ist eng an ein Microsoft-Konto gekoppelt, das oft für Installation, Aktivierung und den vollen Funktionsumfang benötigt wird. Cloud-Speicher wie OneDrive sind tief integriert und werden häufig als Standard-Speicherort vorgeschlagen oder genutzt, was die lokale Datenkontrolle reduziert. Viele moderne Funktionen, insbesondere Kollaboration und KI-Features, sind ohne Cloud-Anbindung und Konto nicht oder nur eingeschränkt nutzbar.
Microsofts offizielle Datenschutzerklärung beschreibt detailliert, welche Daten gesammelt und wie sie genutzt werden. Dieser werden zur Produktbereitstellung, Verbesserung, Personalisierung und auch für Werbung und Marketing verwendet (wobei letzteres für einzelne Office-Datenströme ausgeschlossen wird). Microsoft betont dabei stets Transparenz und die Kontrollmöglichkeiten der Nutzer.
Europäische, insbesondere deutsche, Datenschützer sehen das allerdings etwas anders. Die Datenschutzkonferenz (DSK), das unabhängige Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, hat wiederholt festgestellt, dass eine DSGVO-konforme Nutzung von MS 365 unter gegebenen Bedingungen nicht möglich sei. Hauptsächlich durch die Punkte der mangelnden Transparenz bzgl. Datenverarbeitungsprozesse und beteiligte Subunternehmen. Darüber hinaus die unzulässige Datenübermittlung in die USA. Im Hinblick auf die Vereinigten Staaten sollte besonders der amerikanische Cloud-Act genannt werden. Microsoft weist diese Kritik zurück und verweist auf eigene Compliance-Maßnahmen und vertragliche Zusicherungen.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Nutzung natürlich möglich. Ob die entsprechenden Zusicherungen ausreichen, sollte jedoch jede Person bzw. jede Organisation selbst beurteilen. Zumindest bis die entsprechenden Rechtsorgane etwas anderes von sich geben.
Es handelt sich dabei um eine anhaltende Kontroverse zwischen den Aufsichtsbehörden und Microsoft. Auf der einen Seite sind Maßnahmen wie das Datenschutz-Addendum (DPA) oder die EU Data Boundary eingeführt. Auf der anderen Seite steht Microsofts globale Cloud-Architektur und der Fakt, dass es sich um ein US-Unternehmen handelt. Diese beiden Komponenten lassen sich nur extrem schwierig mit den relativ strengen Anforderungen der DSGVO vereinen.
Die unterschiedlichen Ansätze zum Datenschutz wurzeln tief in den fundamental verschiedenen Entwicklungsmodellen und Datenphilosophien der beiden Suiten/Anbieter.
Das Verständnis von Vertrauen ist grundlegend unterschiedlich zwischen TDF und Microsoft.
LibreOffice basiert auf dem Vertrauen in die Überprüfbarkeit des offenen Quellcodes und der Kontrolle durch eine gemeinnützige Organisation.
Microsoft Office hingegen basiert auf dem Vertrauen durch Zusicherungen und vertragliche Verpflichtungen des Herstellers dem Endnutzer gegenüber. Hierbei muss der Quellcode dann nicht einsehbar sein.
Während LibreOffice sich darauf verlässt, dass die Community theoretisch eingreifen kann, um Missstände aufzudecken. Wir müssen uns hingegen darauf verlassen, dass Microsoft als Unternehmen mit ihren internen Prozessen die notwendigen Maßnahmen ergreifen und verantwortungsvoll mit Daten umgehen. Die Prioritäten der einzelnen Anbieter (Gemeinnützigkeit vs Gewinnorientierung) haben dabei einen erheblichen Einfluss auf die Nutzerfreiheit, Datennutzung, Produktentwicklung und natürlich die Monetarisierung.
Die Herangehensweise an die Datensammlung spiegelt unterschiedliche Philosophien wider:
Dieser Unterschied ist weniger eine Frage von "gut" versus "böse" sondern ein Ausdruck fundamental unterschiedlicher Werte und Ziele. LibreOffice steht für die Prinzipien der Nutzerautonomie und Datensparsamkeit, wie sie in vielen Free and Open Source Software (FOSS)-Projekten zu finden sind. Microsoft hingegen sieht Daten als Rohstoff, um einen leistungsfähigen, sicheren und sich ständig weiterentwickelnden Cloud-Dienst anzubieten. Zudem soll die Suite möglichst vollumfänglich sein, um über zukünftige Funktionen den Markt dominieren zu können.
Die Prioritäten sind verschieden: Maximale Nutzerkontrolle über die Software vs. Optimierung des Dienstes durch Datenanalyse.
Wo du deine Dokumente/Daten speicherst und wie sie verarbeitet werden, offenbart die Kontrolle, die du über deine Daten hast und das damit verbundene Risiko.
Die Integration von Microsoft 365 mit Cloud-Diensten wie OneDrive und SharePoint ist beinahe unschlagbar:
LibreOffice setzt standardmäßig auf lokale Speicherung.
Als Reaktion auf die Datenschutzbedenken europäischer Kunden hat Microsoft die "EU Data Boundary" eingeführt.
Beide Office-Suiten bieten Möglichkeiten, Datenschutzeinstellungen anzupassen, jedoch mit unterschiedlicher Reichweite und Komplexität.
Die zentralen Datenschutzeinstellungen in LibreOffice sind relativ übersichtlich und direkt zugänglich:
Microsoft Office bietet eine Vielzahl von Einstellungen auf verschiedenen Ebenen, um die Privatsphäre zu steuern, was jedoch zu einer gewissen Unübersichtlichkeit führen kann:
Die absolute Menge an Orten und Ebenen, in den bei Microsoft nach Einstellungen gesucht werden muss, macht es dem Endnutzer schwierig wirklich alle Möglichkeiten im Blick zu behalten. Vor allem, da im Trust Center, in den Kontodatenschutzeinstellungen, im Online-Privacy-Dashboard und in den übergeordneten Administratorenrichtlinien rumgespielt werden muss, ist es schwierig, konsistente Einstellungen zu treffen. Die Privacy-Optionen sind genauso granular wie verwirrend. Besonders wenn du zwischen Diagnosedaten und den verschiedenen Optionen der “verbundenen Erfahrung” unterscheiden sollst. Auf die vergleichbare Einfachheit von LibreOffice werde ich hier nicht weiter verweisen müssen.
Wenn wir uns eine Office-Suite aussuchen, ist noch ein kurzer Blick auf das umliegende System, in dem wir uns aufhalten, erforderlich. Leider findet nichts in einem Vakuum statt.
Microsoft Office kommt selten allein. Meist spannen wir die Office-Suite in ein breites Netz an anderen Diensten ein:
Die Nutzung von Microsoft Office kann somit, auch wenn sie selbst vielleicht nur begrenzte Daten preisgibt, zur Anreicherung eines umfassenden digitalen Profils beitragen, das Microsoft über seine Nutzer führt. Die Datenschutzimplikationen reichen damit potenziell weit über die reine Office-Anwendung hinaus und betreffen das gesamte digitale Verhalten im Microsoft-Ökosystem.
Im Gegensatz dazu wirkt LibreOffice isoliert:
Diese Unabhängigkeit bedeutet, dass die Nutzung von LibreOffice keine direkten Auswirkungen auf die Privatsphäre in anderen digitalen Bereichen hat. Die gesammelten Daten bleiben im Kontext der Softwareentwicklung und Fehlerbehebung.
Im Hinblick auf Datenschutz scheiden sich die beiden Suiten grundlegend. Wie erörtert, stammt dies aus ihren Philosophien, der Technologie und den zugrundeliegenden Geschäftsmodellen.
Das Leben hat diese unangenehme Eigenschaft, kaum klare Antworten liefern zu können. Auch bei der Auswahl unserer Office-Suite müssen wir Prioritäten setzen und Risiken abschätzen. Die Tendenz ist aber klar:
Wenn ich mich aktiv mit der Entscheidung zwischen LibreOffice und Microsoft Office beschäftige, ist es eine grundlegende Entscheidung über meinen Umgang mit meinen Daten. Es gibt leider keine eindeutige Antwort.
Wiege deine individuellen Bedürfnisse und Prioritäten sorgfältig ab. Wie wichtig ist mir maximale (oder close to) Privatsphäre im Vergleich mit der Einfachheit von Cloud-Integration und den neuesten Features?
Wie sensibel sind die Daten, die ich verarbeite?
Wenn du mit den Informationen anderer arbeitest: Wie sehr respektierst du ihr Recht auf Privatsphäre?
Auch wenn dieser Tag wahrscheinlich nie kommen wird: Bin ich bereits nachträglich umzusteigen, wenn MS-Office als endgültig nicht DSGVO-Konform eingestuft wird?
Dieser Artikel hat einiges über die wesentlichen Unterschiede und Implikationen der beiden Suiten dargestellt. Welche Suite du letztendlich nutzt, ist dir überlassen, aber vielleicht steigen ja einige auf datenschutzfreundlichere Alternativen um, vielleicht wachsen einige Start-Ups direkt fernab des Microsoft-Kosmos und vielleicht war der gesammte Artikel verschwendet, da die Machtposition des Microsoft Office nicht gebrochen werden kann. Bei letzterer Befürchtung gibt der Umstieg des öffentlichen Dienstes in Schleswig-Holstein auf LibreOffice aber doch einiges an Hoffnung.